Reservasi adalah kegiatan yang di lakukan oleh tamu dalam rangka memesan sebuah kamar atau akomodasi di sebuah properti.
Bagian pemesanan kamar sebagai bagian yang mempunyai peranan yang cukup penting, ini karena tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangatlah di tentukan oleh kemampuan sisi reservasi dalam menangani pemesanan kamar di hotel.
Seorang petugas reservasi harus mempunyai kemampuan mengenai beberapa dasar reservasi, produk dan layanan yang di pasarkan, bagaimana menjualnya atau tehnik jual, dan pemakaian tehnologi komunikasi.
Baca juga : Pengertian Hospitality dan Prospek Kerjanya
Arti Reservasi Adalah
Arti dari reservasi adalah sebuah kata yang berawal dari bahasa Inggris yakni to reserve yang berarti menyiapkan atau menyediakan tempat saat sebelum kita menikmati apa yang yang kita pesan atau sedang kita perlukan.
Pemesanan kamar (room reservation) untuk hotel adalah suatu pemesanan kamar yang di laksanakan beberapa waktu sebelumnya, yang di dapat berbagai sumber dengan berbagai langkah pemesanan untuk memastikan jika tamu mendapatkan kamar pada waktu check in.
Dengan data reservasi inilah biasanya pihak hotel bisa mengetahui identitas tamu yang akan datang dan biasanya di gunakan juga untuk mengetahui kira-kira tingkat hunian kamar dalam periode tertentu.
Klasifikasi Reservasi
Berdasarkan klasifikasinya, reservasi dibedakan atas 3 pembagian yaitu :
1. Perseorangan (Individu Reservation)
Individu reservasi adalah pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan, atau sebuah keluarga.
Ini umumnya di laksanakan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. Harga yang diberi adalah harga biasa atau harga paket.
2. Kelompok/Tur (Grup/Tur Reservation)
Grup/Tur reservasi adalah pemesanan kamar yang biasanya di buat oleh agen atau agen perjalanan untuk beberapa konsumennya.
Pesanan di buat untuk tamu yang tiba berombongan. Sering harga yang di beri ialah harga potongan harga karena jumlah kamar yang di pesan cukup banyak.
3. Pertemuan (Konferensi Reservation).
Konferensi reservasi adalah pemesanan kamar untuk sebuah kelompok yang akan melakukan meeting atau pertemuan di hotel.
Ini biasanya di buat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau satu asosiasi. Harga yang di beri untuk reservasi pertemuan ialah harga komersial.
Jenis-Jenisnya
1. Online Reservation
Perkembangan tehnologi sekarang ini menyebabkan metode reservasi mengalami perubahan kearah metode reservasi online.
Reservasi secara online dapat di jangkau oleh siapa saja dan di mana saja mereka ada yang mempunyai koneksi internet.
Hanya dengan terhubung web bisa lakukan pemesanan kamar di hotel. Ini lebih menolong hotel dalam memasarkan produk dan menjual kamarnya.
2. Offline Reservation
Sistem reservasi yang memakai pengiriman reservasi langsung ke hotel dengan media reservasi seperti telephone, fax, e-mail, dan walk in.
Sumber- Sumber Reservasi
Sumber reservasi adalah darimana reservasi itu berasal. Biasanya sumber reservasi bisa di kategorikan sebagai berikut :
Company (perusahaan)
Perusahaan merupakan salah satu sumber pemesanan kamar/ reservasi adalah perusahaan swasta, perusahaan asing, perusahaan gabungan (joint venture) serta perusahaan Negara.
Jika melalui jalur ini, umumnya mempunyai langganan tetap di tiap daerah tujuan wisata, bahkan mempunyai harga tertentu sesuai kesepakatan awal.
Travel Agent
Travel Agent sebagai satu badan usaha yang beroperasi di sektor layanan jasa. Mereka memberi servis berbentuk informasi ke beberapa calon pelancong yang akan melakukan perjalanan liburan.
Travel Agent mempunyai peran penting sebagai mitra sebuah hotel dalam usaha menaikkan tingkat hunian kamar.
Tidak hanya pemberian informasi, travel agent juga membantu dalam soal pemesanan kamar hotel. Pemesanan kamar lewat travel agent dikelompokkan jadi dua yakni :
- FIT (Free Independent Traveller) atau orang yang melakukan perjalanan secara individu, tidak bersama kelompok.
- GIT (Grup Inclusive Tour) atau beberapa orang yang melangsungkan perjalanan pada suatu group. Umumnya dalam GIT sudah termaksud paket perjalanan.
Dari jenisnya pun travel agent di bagi lagi menjadi online dan offline travel agent.
Government (Pemerintahan)
Pemerintahan merupakan sumber pendatang tamu yang cukup banyak memberikan kontribusi, karena dari pemerintah seringkali melaksanakan perjalanan dinas dan memiliki sumber yang begitu banyak seperti BUMN, departemen-departemen dan pemda.
Perseorangan
Perseorangan ialah sumber pemesanan kamar yang mempunyai sifat bebas, siapa pun bisa melakukan pemesanan. Pemesanan kamar ini dapat di laksanakan dengan bermacam cara dimulai dari telephone, e-mail, fax, dan lain-lain. Pemesanan kamar jenis ini membantu hotel dalam kenaikan revenue karena harga yang lebih mahal daripada harga (contract rate) ke travel agent lain.
Booking Engine ( Website )
Website merupakan salah satu sumber booking yang saat ini sedang trend. Para calon tamu bisa langsung melakukan reservasi di website dengan bantuan booking engine untuk lebih menggampangkan proses reservasi tersebut. Biasanya harga relatif lebih murah karena harga net dari hotel.
Kategori
Selain sumber, dari sisi kategori reservasi juga di bedakan dalam 4 kategori seperti berikut :
Confirmed Reservation
Confirmed reservasi adalah pemesanan kamar yang telah di sepakati oleh pihak hotel dengan bukti berbentuk confirmation letter yang di kirim ke tamu yang bersangkutan. Confirmation letter ini harus di bawa oleh tamu di saat cek in sebagai bukti untuk mendapatkan kamar.
Guaranteed Reservation
Guaranteed reservasi adalah pemesanan kamar yang telah di tanggung oleh tamu yang berkaitan, pembatalan berlaku sampai cek in time, jika tamu tidak tiba dan tidak memberi kabar, karena itu kepada yang bersangkutan di kenai no-show charge sepanjang satu malam.
Advanced Payment Reservation
Advance payment reservation adalah pemesanan kamar yang dilaksanakan beberapa saat awalnya, yang mana tamu telah bayar uang muka (advance deposit).
Waiting List Reservation
Waiting list reservation adalah pemesanan kamar yang mana hotel tidak menjamin tamu mendapatkan kamar di saat cek in. Bobot pemesanan kamar ini terendah antara kelompok pemesanan kamar lainnya, hingga tidak ada tuntutan memperoleh kamar meskipun tamu telah ada di receptionist.
Tanggung Jawab Harian Staff Reservasi
- Harus mengetahui dan memiliki beberapa data akurat perihal waktu kehadiran dan keberangkatan tamu, kondisi kamar, dan sarana-fasilitasnya. Kelengkapan beberapa data itu akan memperlancar aktivitas servis pemesanan kamar, hingga memberi kenyamanan untuk tamu.
- Harus memberi beberapa data akurat mengenai jumlah kamar yang kosong dan kamar yang berisi, ini untuk menghindari ada over booking. Over booking adalah pemesanan kamar yang melewati jumlah kamar yang ada.
- Petugas reservasi harus mengetahui kamar yang ada di hari itu dan data yang akurat berkenaan status kamar hingga dapat segera memberi jawaban ke calon tamu.
- Mengenali dan mengetahui type kamar dan harga setiap kamar. Ini dipakai sebagai dasar dalam mempromosikan beberapa jenis kamar ke calon tamu.
- Menyiapkan formulir-formulir yang dibutuhkan dalam servis pemesanan kamar
Contoh Jobdesk
- Membaca ‘log book’, Log book adalah buku catatan yang berisi beberapa hal dan beberapa masalah yang membutuhkan tindak lanjut dari petugas shift sebelumnya ke petugas shift selanjutnya Catatan ini sebagai catatan penghubung dari shift yang satu ke shift yang lainnya. Buku itu berisi mengenai catatan tamu berpindah kamar, tamu tanpa barang bawaan, dan penyiapan yang masih belum usai yang membutuhkan tindak lanjut.
- Menghitung persediaan kamar (daily forecast) untuk kamar yang telah terjual (hour in) atau kamar yang ada untuk dijual dan yang telah dipesan (room available).
- Menyiapkan perlengkapan kerja, yaitu formulir pemesanan (reservation form) dan slip lainnya.
- Menerima pemesanan kamar baik lewat telephone, e-mail, telex, atau channel penjualan lain
- Mengisi formulir pemesanan
- Membuat slip pemesanan
- Mengupdate tabel pemesanan (reservation chart).
- Menyiapkan segala hal sesuai pesanan tamu, diantaranya antar jemput tamu, tipe kamar, dan sarana lainnya.
